個人情報保護方針
個人情報に関するお取扱いについて
当協会は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関連法令・ガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
当協会は、個人情報の取扱いが適正に行われるよう、従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるように取り組んで参ります。
また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当協会の個人情報の取扱い及び安全管理に係る適切な措置については、当協会の個人情報保護マネジメントシステムを適宜見直し、改善いたします。
1.個人情報の取得
当協会は、十分な安全管理措置を講じた上で、業務上必要な範囲内で、かつ、適法・公正な手段により個人情報(個人番号および特定個人情報については、下記「8.個人番号および特定個人情報の取扱い」をご参照ください。)を取得します。
2.個人情報の利用目的および取得・利用方法
当協会は、保険会社から保険募集業務の委託をうけて取得した個人情報(個人番号および特定個人情報については、下記「8.個人番号および特定個人情報の取扱い」を参照ください。)を、当該業務の遂行に必要な範囲内で、かつ、適法・公正に利用します。
当協会は複数の保険会社と取引があり、取得した個人情報を取引のある他の保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。当協会における具体的な個人情報の利用目的は次のとおりであり、それら以外の他の目的に利用することはありません。
・当協会が取り扱う生命保険、損害保険及びこれらに付帯・関連するサービスの提供上記の利用目的を変更する際には、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容をご本人に対し、原則として書面等(電磁的記録を含む。以下同じ。)で通知または当協会ホームページ等により公表します。
当協会に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります。
当協会と取引のある保険会社については、各担当者にお問い合わせください。
(1)利用方法の例示について
当協会が取り扱う生命保険、損害保険、少額短期保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供にあたっては、以下の業務等においてお客様の個人情報を利用させていただきます。
◎各種保険契約のお引き受け、ご継続・維持管理、保険金・給付金等のお支払い
・各種保険契約のお引き受け・お支払いに関する業務・保険証券の作成・送付・本人確認・契約内容登録制度等への登録・住所変更・名義変更等の契約保全・収納関連業務・お客様からのお申し出への対応・年金制度運営管理等当協会が委託を受ける保険会社の各種商品やサービスの案内・提供・維持管理
・お客様訪問」・保険に関するコンサルティング・保険設計書・申込書の作成・各種保険商品・付帯サービスの案内・本人確認等3当協会の業務に関する情報提供・運営管理、商品・サービスの充実
・ディスクロージャー資料、その他契約者に対する各種資料の提供
・採用関連資料の提供
・業績管理
・取引先管理
・商品・サービス等の開発
・システム開発 等
4その他保険に関連・不随業務
・行政、警察、弁護士会等への照会・回答等
(2)取得方法の例示について
当協会は、以下の書類等にて、お客様の個人情報を取得させていただきます。
1保険契約締結時にご提出いただく、申込書、告知書その他ご契約の締結に必要な書類
2保険金・給付金等の請求時にご提出いただく、請求書、その他お支払い手続きに必要な書類
3名義変更等のお申し出の際にご提出いただく、請求書、その他ご契約の維持管理の手続きに必要な書類
◎各種商品・サービスおよび当協会業務に関する情報提供のために、ご記入いただいたアンケート等
3.個人データの安全管理措置
当協会は、取り扱う個人データ(下記8.の個人番号および特定個人情報を含みます。)の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備及び実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。当協会は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記のお問合せ窓口までお寄せください。
1基本方針の整備
個人データの適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問及び苦情処理の窓ロ等について基本方針」を策定し、必要に応じて見直します。
2個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規定を整備し、必要に応じて見直しています。
3組織的安全管理措置
・個人データの管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
・漏えい事案に対応する体制の整備
4人的安全管理措置
・従業者との個人データの非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
5物理的安全管理措置
・個人データの取扱区域等の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
◎技術的安全管理措置
・個人データの利用者の識別及び認証
・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
・個人データへのアクセス権限の管理
・個人データの漏えい・毀損等の防止策
・個人データへのアクセスの記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの稼働状況の記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査
1委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
5外的環境の把握
・個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。
4.外国における情報の取扱い
当協会は、個人データの取扱いを海外にある外部に委託するにあたって、以下、安全管理措置を講じるとともに、個人情報保護法で求められる、委託先における個人データの安全管理措置に相当する措置(以下、相当措置といいます。)を義務付けた委託契約を委託先として締結しています。
1以下の項目について年に1回、定期的に書面等により確認を行っています。
(i)移転先の第三者による相当措置の実施状況
(ii)移転先の第三者の所在する外国における相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある制度の有無
2相当措置の実施に支障が生じた際には、是正を求め、当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、当該個人データの提供を停止
します。
3委託契約では、委託契約の範囲内で個人データを取り扱う旨、必要かつ適切な安全管理措置を講じる旨、従業者に対する必要かつ適切な監督を行う旨、再委託が必要な場合の事前承認、個人データの第三者提供の禁止等を定めています。
4海外にある外部への個人データの取扱いの委託に関するご質問については、下記のお問合せ窓口までご連絡ください。
5.個人データの第三者への提供および第三者からの取得
当協会は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく第三者に個人データ(個人番号および特定個人情報については、下記「8.個人番号および特定個人情報の取扱い」をご参照ください。)を提供しません。
1法令に基づく場合
2人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
3公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
4国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
5当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)
また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から提供を受けたとき(個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。)は、法令の定めに則り、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。
6.個人データの共同利用(共同募集の場合のみ)
当協会は、業務上取得した個人情報を、当協会と「共同募集業務に関する契約書」を締結している株式会社アイ・エフ・クリエイト、エスティ保険サービス株式会社、株式会社エヌ・ティ・ティ・イフ、株式会社クロス・デジタル・イノベーション、株式会社コープサービス東海、株式会社スクロール、株式会社千趣会、株式会社損害保険見直し本舗、タイムズサポート株式会社、東京海上日動あんしんコンサルティング株式会社、株式会社トラストライフ、株式会社ニッセンライフ、株式会社ニュートン・フィナンシャル・コンサルティング、株式会社ビーネ、株式会社保険クリエイト、楽天インシュアランスプランニング株式会社、株式会社UCSとの間で、お客様へのサービスの向上を目的に共同利用する場合があります。共同利用される個人情報の項目は当協会と同一とし、安全管理責任は当協会が負います。(2022年4月現在)
7.センシティブ情報の取扱い
当協会は、個人情報保護法第2条第3項に定める要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます。)ならびに労働組合への加盟、門地及び本籍地、保健医療及び性生活(これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除きます。)に関する個人情報(センシティブ情報)については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
1法令等に基づく場合
2人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
3公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
4国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5保険料収納事務等の遂行上必要な範囲内において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティ
ブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
6相続相手を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
7保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
8.個人番号および特定個人情報の取扱い
当協会は、個人番号および特定個人情報について、取得・利用・第三者提供を行いません。
9.個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止など
当協会の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。
10.個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止など
個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示(確認・記録の開示を含む)、訂正等または利用停止などに関するご請求については、すみやかに対応いたします。また、保険会社が保有するデータに対しては保険会社にお取次ぎいたします。
11.その他の取扱い
当協会は、前記2.に記載の利用目的の達成のために、当協会の基準を満たす委託先に業務を委託することがあります。
当協会に個人情報をお渡しいただくか否かは任意ですが、個人情報の不備・不足がある場合、適切な対応が実施できないことがありますので、ご注意ください。
12.当協会に対するご照会
個人情報に関する各種お問い合わせについては、下記お問い合わせ窓口のほか、各担当者の連絡先までお問い合わせください。また、保険事故に関するご照会については、下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口までお問い合わせください。ご照会者がご本人であることをご確認させていただいた上で、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。
お問い合わせ窓口：一般社団法人ファイナンシャル・ウェルネス協会